Коротко: публічні замовники в ЄС зобовʼязані приймати рахунки за стандартом EN 16931, а чи можна подати рахунок в іншому форматі, вирішує право держави покупця: частина держав зробила електронні рахунки в публічних закупівлях обовʼязковими. Перед укладанням зовнішньоекономічного контракту перевірте, чи підтримує покупець Peppol, чи зареєстрований постачальник із Peppol ID і які поля рахунку обовʼязкові. Сам контракт має визначати формат рахунку, спосіб передачі, ідентифікатори сторін та наслідки невідповідності формату для оплати.
1. Цифровий фундамент міжнародного документообігу
Якщо ваш рахунок-фактура не відповідає стандарту EN 16931 або не передається через мережу Peppol, а держава покупця зробила електронні рахунки обовʼязковими, — рахунок можуть не прийняти. Сама Директива 2014/55/ЄС обовʼязку постачальника не встановлює: вона зобовʼязує публічних замовників приймати рахунки за EN 16931, а вимоги до формату для постачальника визначає право конкретної держави. Тож це не технічна проблема, а юридичний ризик контракту.
Стандартизовані формати електронного документообігу стають юридичною вимогою у міжнародних транзакціях. Електронний рахунок-фактура (e-invoicing) — інструмент, без якого неможливо повноцінно працювати з державними органами та великими компаніями у країнах ЄС. Два ключові елементи цієї системи — стандарт EN 16931 та мережа Peppol. Як правильно структурувати зовнішньоекономічні контракти з урахуванням цих вимог — розглядаємо нижче.
2. Що таке EN 16931?
EN 16931 — це затверджений Єврокомісією стандарт електронного рахунку-фактури, прийнятий на виконання Директиви 2014/55/EU. Стандарт встановлює структуру та обовʼязкові реквізити для e-invoice у публічних закупівлях на рівні ЄС. Його мета — забезпечити інтероперабельність, тобто можливість безперешкодного обміну документами між різними ІТ-системами, країнами та секторами.
Стандарт визначає:
- набір обовʼязкових полів: номер рахунка, дата, ідентифікатори покупця й продавця, умови оплати, податкові дані;
- правила кодування та представлення інформації у форматі XML UBL 2.1 або UN/CEFACT CII;
- можливість посилання на контракт або інші документи (замовлення, підтвердження доставки);
- сумісність з вимогами Регламенту eIDAS (ЄС, № 910/2014) щодо електронного підпису, автентичності та збереження.
З квітня 2019 року (для регіональних і місцевих органів — з квітня 2020 року) державні замовники ЄС зобовʼязані приймати рахунки за стандартом EN 16931. Поступово стандарт також застосовується в приватному секторі (B2B).
3. Як працює мережа Peppol?
Для практичного обміну документами за EN 16931 використовують мережу Peppol — Pan-European Public Procurement Online. Peppol почався у 2008 році як пілотний проєкт, що фінансувала Європейська комісія, а у 2012 році його функції перейняла некомерційна асоціація OpenPeppol. Це технологічна інфраструктура, яка забезпечує безпечну доставку стандартизованих e-документів між компаніями та державними органами через сертифіковані Peppol Access Points.
Peppol забезпечує:
- транспортування документів у форматі EN 16931 через сертифіковані канали;
- уніфікацію форматів рахунків через Peppol BIS (Business Interoperability Specifications);
- унікальний Peppol ID — ідентифікатор компанії в мережі;
- доступ до реєстру Peppol SMP (Service Metadata Publisher) — каталогу адресатів і технічних вимог.
Компанія підключається до Peppol через сертифікованого постачальника (Access Point), реєструється, отримує Peppol ID і може надсилати або приймати документи в уніфікованому форматі без привʼязки до локального програмного забезпечення контрагента.
4. Де використовується Peppol?
Станом на 2026 рік мережа Peppol активно функціонує більш ніж у 30 країнах.
Європейські країни (B2G, подекуди B2B)
Німеччина, Франція, Нідерланди, Бельгія, Данія, Швеція, Норвегія, Австрія, Естонія, Литва, Польща (паралельно з національною системою KSeF), Фінляндія, Ірландія.
Країни за межами Європи
Сінгапур — запровадив Peppol у державних закупівлях як офіційний стандарт. Австралія та Нова Зеландія — національні уряди підтримують Peppol у B2G і B2B. Японія — створила локальну реалізацію JP PINT, сумісну з Peppol. Канада — підтримка на рівні державних систем.
5. Альтернативи Peppol
У ряді країн замість Peppol діють національні централізовані платформи.
| Країна | Платформа | Інтеграція з Peppol |
|---|---|---|
| Італія | Sistema di Interscambio (SdI) | Так, для зовнішніх операцій |
| Франція | Chorus Pro | Так, для зовнішніх операцій |
| Польща | KSeF | Паралельно з Peppol |
| Індія | Invoice Registration Portal (IRP) | Ні |
| Туреччина | E-Fatura | Ні |
| Мексика | CFDI (через SAT) | Ні |
Покупець у ЄС вимагає рахунки за EN 16931? Надішліть контракт — допишемо e-invoicing-умову, щоб платежі не зупинялись.
6. Чому EN 16931 — юридичний ризик для українських експортерів?
Якщо ваша компанія бере участь у тендерах або держзакупівлях у ЄС, або постачає товари та послуги європейським партнерам — ризик відмови в оплаті через невідповідність рахунку EN 16931 чи неможливість передати його через Peppol залежить від права держави покупця та умов контракту.
Це особливо важливо:
- при участі у тендерах та держзакупівлях у ЄС;
- для офіційного прийняття документів бухгалтерією контрагента;
- для виключення затримок з оплатою через невідповідність формату.
Укладання зовнішньоекономічних договорів повинно супроводжуватися перевіркою: чи підтримує покупець Peppol; чи зареєстрований постачальник у системі з Peppol ID; які саме поля рахунку мають бути заповнені для відповідності EN 16931.
Рекомендуємо також провести правовий due diligence контрагента — зокрема, перевірити, чи зареєстрований він у мережі Peppol і чи відповідає його система вимогам EN 16931. За потреби наша команда може надати незалежний правовий висновок щодо відповідності вимогам конкретної юрисдикції ЄС.
7. Як це впливає на текст контракту
Контракт з європейським партнером має прямо передбачати:
- формат електронного рахунку (EN 16931 / UBL 2.1);
- спосіб передачі рахунку (через мережу Peppol або альтернативну національну систему);
- технічні ідентифікатори сторін (Peppol ID покупця);
- наслідки невідповідності формату: чи є це підставою для відмови в оплаті або затримки.
Відсутність таких положень у договорі означає, що ви залишаєте покупцю можливість оскаржити рахунок на технічних підставах — і матиме для цього правову підставу.
Якщо ваш контракт також передбачає електронне підписання — рекомендуємо ознайомитися з нашим матеріалом про електронні ЗЕД-контракти, де детально розглянуті питання DocuSign, КЕП та вимоги банків.
Е-інвойсинг тримається на структурованих даних про контрагентів і транзакції. Комплаєнс цього шару даних — на сторінці практики захисту персональних даних і цифрового комплаєнсу.